• Басты »
  • Проекты »
  • Электрондық Құжат айналымының Бірлескен-Ақпараттық Жүйесі (ЭҚБАЖ)

Электрондық Құжат айналымының Бірлескен-Ақпараттық Жүйесі (ЭҚБАЖ)

 

Электрондық Құжат айналымының Бірлескен-Ақпараттық Жүйесі «ЭҚБАЖ» құжаттарды даярлау, тіркеу, құрылымдау, сақтау, мұрағаттау, іздеу және өңдеудің технологиялық процестерін автоматтандыру, олардың орындалуын бақылау, оларға енуін авторлау, құжаттарды шығару мен таратылуы, құжат пен оның талдауынан ақпаратты алу, жинақталатын ақпараттан білім алу, сандық электрондық қолды қолдана отырып шешімдердің қабылдануын қолдау үшін арналған.

 

Электрондық құжатайналымының мақсаттары.

  • Құжаттардың электрондық түріндегі даярлануы, келісілуі, тіркелуі, берілуі есебінен еңбек сіңірілуін және уақытты азайту;
  • кіріс, шығыс, ішкі, ұйымдастырушылық-өкім беру құжаттарының толық есепке алынуы мен олардың бірыңғай Жүйеде сақталуы есебінен құжат айналымының айқындығын жоғарылату;
  • қажетті құжатты іздеуге шығындалатын уақытты қысқарту;
  • кәсіпорындағы «қағаз» құжат айналымымен байланысты шығындарды жою;
  • ақпараттық қауіпсіздіктің талаптарын сақтау кезіндегі ақпараттың сапасын, толықтығын және шындылығын жақсарту;
  • шешімдерді қабылдау үшін қажетті ақпараттың жоқтығы мен қол жетімсіздігінің тәуекелін азайту; құжаттардың жойылу тәуекелін азайту;
  • құжаттардың қате нұсқаларын қолданумен байланысты тәуекелді азайту.

 

 

docoborot


Электронды құжат айналымының тапсырмалары.


Жүйенің алғашқы тапсырмасы, бұл,құжаттарды өңдеудің қолда бар біріздендірілген және жеке технологиялардың (құжаттарды қабылдау, өңдеу, олардың тіркелуі және орындалуын бақылау) ұйымдастырылуын есепке ала отырып іс жүргізуді автоматтандыру, құжат айналымының автоматтандырылуы (электрондық құжаттарды қалыптастыру, сақтау және жедел енуін қамтамасыз ету, құжаттардың даярлануы мен келісілуі, электрондық құжат айналымының толық циклін жүргізу) және де негізгі басқарушылық бизнес-процестердің автоматтандырылуы.

 

«ЭҚБАЖ» Жүйесінің қызметтік мүмкіндіктері 

 

a) Құжаттарды тіркеу

Қандай да бір топқа жатқызылған Құжатта тіркеу карточкаларының бар болуы өзінің сипаттау құрылымына ие. Құжаттарды байланыстыру мүмкіндігі іске асырылған, мысалы: сұраныс-жауап және т.б. Пайдаланушының талабы бойынша құжаттарды топтаудың мүмкіндігі. Жүйе құжаттардың үш негізгі сыныбын ұсынады – кіріс, шығыс және ішкі. Екі кеңседегі кіріс және шығыс құжаттарды нөмірлеу мен тіркеудің бірыңғай жүйесінің бар болуы.

 

b) Тарату

Бағдарламаларда келісілуі, бекітілуі, визалануы, бұрыштамаларды салуға тарату қарастырылған; Тарату тізімдері жүйе әкімшісінің, сондай-ақ пайдаланушының деңгейінде анықтала алады; Құжаттармен жұмыс жөніндегі орынбасарларын анықтау мүмкіндігі қарастырылған; Құжаттардың таратылуы мүдделі тұлғалармен автоматты түрде іске асырылады. Құжатты тек бастық – қарамағындағы секілді иерархия шегінде ғана емес, сондай-ақ қалыптасқан қатаң маршрут бойынша тарату мүмкіндігі бар.

 

с) Түзету

Құжатты қолдану кезінде тиісінше қосымша шақырылады, оның құралдарымен түзету іске асырылады.

 

d) Орындалуын бақылау

Құжат тарихын қадағалу мүмкіндігі бар, яғни құжат болған барлық инстанциялар туралы ақпаратты алуға болады; Бақылауға қойылған құжаттың қарау мерзімінің аяқталуы туралы басшыны да, орындаушыны да автоматты түрде ескерту мүмкіндігі бар.

 

e) Ену құқығын реттеу және құпиялық

Пайдаланушыларды толық құжатқа, және де оның бөлек тармақтарына тиісінше ену құқықтарымен қызметтік міндеттер бойынша топтарға бұзу мүмкіндігі қарастырылған; Құжат дәрежесін, ал пайдаланушылар тобында – белгілі құпиялық дәрежесі бар құжаттарға ену құқығы анықтау мүмкіндігі қарастырылған; Құпия құжаттар үшін сандық қол арқылы құжатты шифрлау және бақылау мүмкіндігі іске асырылған.

 

f) Есептілік

есептердің стандартты нысандарымен бірқатар, тапсырушыға ыңғайлы нысандар бойынша есептерді қалыптастыру мүмкіндігі де қарастырылған.

 

g) Құжаттарды іздеу

Құжаттарды іздеу құжаттың негізгі деректемелері бойынша жүзеге асырылады. Құжаттың мазмұны бойынша мәтіндік іздеу, сондай-ақ барлық құжат бойынша толық мәтіндік іздеу мүмкіндігі бар. Құжаттың қандай-да бір тармағы үшін сұралатын бірнеше іріктеу шарттары бойынша іздеу мүмкіндігі. Құжатты іздеу уақыты бірнеше секундты құрайды; Сүзгілеу механизмі іске асырылған, пайдаланушыда сүзгішті кейін пайдалану үшін сақтау мүмкіндігі бар.

 

«ЭҚБАЖ» Жүйесі Lotus Domino/Notes өндірістік СУБД базасында "клиент – сервер" архитектурасында жүзеге асырылған. Сонымен бірге, ол толық функционалдыққа ие, яғни  Құру – Түзету – Келісілуі үшін тарату – Орындалуын бақылау – Бекіту – Сақтау және мұрағаттық мәліметтерге енуін қамтамасыз ету тізбектен тұратын құжаттың әрекет ету циклін толық сүйемелденуін қолдайды.

 

Жүйе модульдік архитектураға ие, ол әрекеттіліктің саты-сатымен арттырылуын және бөлек құрылымдық бөліністердің жұмысқа кейіннен қосылуына жол береді. Сонымен бірге, оның басқа қосымшаларымен интеграциялануға мүмкіндік беретін құралдары да бар. «ЭҚБАЖ» Жүйесінің мемлекеттік және орыс тілдеріндегі интерфейсі бар.

 

«ЭҚБАЖ» Жүйесі аумақтық қашықтатылған бөліністердің әкімшілеріне жергілікті сүйемелденуі үшін басқару функцияларын табыстау мүмкіндіктерімен Жүйені орталықтандыру мүмкіндігін қамтамасыз етеді. Сонымен бірге, мониторингпен, жөнделуімен, жаңа пайдаланушыларды қосумен, пайдаланушылардың Жүйеге енуін жөндеумен байланысты жұмыстарды есептемегенде әкімшінің үнемі болуын талап етпейтін режимде де қызмет етеді.

 

 shema EDO

 

 

«Кіріс құжат» модулі  барлық кіріс құжаттарды тіркеу және орындалуға жолдау үшін арналған.

 

«Шығыс құжат» модулі – шығыс құжаттарының басқа ұйымдарда тіркелуі үшін арналған.

 

«Қызметтік хаттар» модулі – Қызметтік хаттар; Арыздар; Ұсыныстар; Түсініктемелер сияқты құжаттарды құру, қол қою, келісу және орындалу үшін арналған.

 

«Ішкі құжаттар» модулі – Модуль бір ұйымның бірнеше бөлімдері арасындағы ішкі құжаттардың өңделуімен байланысты процестердің жүргізілуін қамтамасыз етеді.

 

«Кадрлық іс жүргізу» модулі  Модуль компания қызметкерлерінің жеке карточкаларын, сондай-ақ ұйымның статистикалық мәліметтерін жүргізу үшін арналған.

 

«Хаттамалар» модулі – хаттамаларды жүргізу, хаттамалық тапсырмаларды тарату және тапсырмалардың орындалуын бақылау үшін арналған.

 

«Жоспарлар» модулі – ұйымның іс-шаралар жоспарын жүргізу, орындалуы және орындалуын бақылау үшін жоспар тармақтарын тарату үшін қызмет етеді.

 

«Электрондық бейнелердің мұрағаты» модулі – кіріс және шығыс құжаттардың электрондық түпнұсқаларының мұрағатын жүргізу үшін арналған.

 

«Ұйымның құрылымы» модулі – ұйым иерархиясын құру үшін арналған және модуль жұмысы үшін қызмет етеді.

 

«Анықтамалар кітапханасы» модулі – ұйымдар, ұйымның номенклатуралық істері бойынша анықтамалық ақпарат ретінде көзделген.

 

«Азаматтардың шағымдары» модулі – ұйымдарға жүгінген азаматтардың шағымдарын тіркеуге арналған, мекен-жайға жоолдауды, орындау карточкалары мен есептерді қолдайды.

 

«Бұйрықтар, ұйымдық-жарлық құжаттама (ҰЖҚ)» модулі – Бұйрықтар; Өкімдер сияқты құжаттарды тіркеу үшін арналған.

 

«Жобалық құжаттар» модулі – жобалық құжаттарды жасау, келісілуі үшін құжаттарды жолдауға арналған, құжаттың электрондық қол қойылуын қолдайды.

 

«Өтінім» модулі – ұйымның техникалық қызмет көросету бөліміне өтінімдердің жасалуы мен өңделуі үшін арналған.