• Главная »
  • Проекты »
  • Корпоративно-Информационная Система Электронного Документооборота (КИСЭД)

Корпоративно-Информационная Система Электронного Документооборота (КИСЭД)

← назад

 

Корпоративно-Информационная Система Электронного Документооборота «КИСЭД» предназначена для автоматизации технологических процессов подготовки, регистрации, структурирования, хранения, архивации, поиска и обработки документов, контроля их исполнения, авторизации доступа к ним, выпуска и рассылки документов, извлечения информации из документов и ее анализа, получения знаний из накапливаемой информации, поддержки принятия решений с использованием цифровой электронной подписи. 

 

Цели электронного документооборота.

  • уменьшение трудоёмкости и времени обработки документов за счет подготовки, согласования, регистрации, передачи их в электронном виде;
  • повышение прозрачности документооборота за счет полного учета входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов и хранения их в единой Системе;
  • сокращение времени поиска необходимого документа;
  • исключение издержек, связанных с «бумажным» документооборотом на предприятии;
  • улучшение качества, полноты и достоверности информации при соблюдении требований информационной безопасности;
  • минимизация риска отсутствия или недоступности информации, необходимой для принятия решений;минимизация риска утраты документов;
  • минимизация рисков, связанных с использованием некорректных версий документов.

docoborot

 

Задачи электронного документооборота.

Первая задача Системы это, конечно же автоматизация делопроизводства с учетом имеющихся в организации унифицированных и индивидуальных технологий обработки документов (прием, обработку документов, их регистрацию и контроль исполнения), так же автоматизация документооборота (формирование, хранение и обеспечение оперативного доступа к электронным документам, подготовку и согласования документов, ведение полного цикла электронного документооборота) и конечно же автоматизация ключевых управленческих бизнес-процессов.

 

Функциональные возможности Системы «КИСЭД»

 

a) Регистрация документов

Наличие механизма регистрационных карточекДокумент, отнесенный к той или иной группе, имеет свою структуру описательных характеристикОсуществлена возможность связывания документов, например: запрос-ответ и т.п.Возможность группировать документы по усмотрению пользователяСистема предполагает наличие как минимум трех основных классов документов - входящие, исходящие и внутренние.Наличие единой системы нумерации и регистрации входящей и исходящей корреспонденции в двух офисах.

 

b) Рассылка

В программах предусмотрена рассылка на: согласование, утверждение, визирование, наложение резолюции;Списки рассылок могут определяться как на уровне администратора системы, так и на уровне пользователя;Предусмотрена возможность определять заместителей по работе с документами;Рассылка документов осуществляться заинтересованными лицами автоматически. Есть возможность рассылать документ не только в рамках иерархии начальник – подчиненный, но и по заранее составленному жесткому маршруту.

 

с) Корректировка

При обращении к документу вызывается соответствующее приложение, средствами которого и осуществляется корректировка

 

d) Контроль исполнения

Присутствует возможность отслеживания истории документа, т.е. получение информации обо всех инстанциях в которых находился документ;Предусмотрена возможность автоматического предупреждения, как руководителя, так и исполнителя об истечении срока рассмотрения документов, поставленных на контроль.

 

e) Регламентация прав доступа и конфиденциальность

Предусмотрена возможность разбиения пользователей на группы по функциональным обязанностям с соответствующими правами доступа, как ко всему документу, так и к отдельным его пунктам;Предусмотрена возможность определения уровня для документа, а у группы пользователей – права доступа к документам определенного уровня конфиденциальности;Для секретных документов осуществлена возможность шифрования документов и контроля с помощью цифровой подписи.

 

f) Отчетность

Наряду со стандартными формами отчетов, заложена возможность создания отчетов по удобным для заказчика формам.

 

g) Поиск документов

Поиск документов осуществляется минимум по основным реквизитам документа. Имеется возможность контекстного поиска по содержанию документов, а также полнотекстовый поиск по всему документу. Возможность поиска по нескольким условиям отбора, которые могут задаваться для любого из пунктов документа. Время поиска документа составляет несколько секунд;Реализован механизм фильтрации, у пользователя существует возможность сохранять фильтр для дальнейшего использования.

 

Система «КИСЭД» реализована на архитектуре "клиент – сервер" на базе промышленной СУБД –Lotus Domino/Notes. Так же она обладает полной функциональностью, т.е. поддерживает полное сопровождение жизненного цикла документов, представляющего собой цепочку: Создание – Корректировка – Рассылка для согласования - Контроль за исполнением – Утверждение – Хранение и обеспечение доступа к архивным данным.

 

Система имеет модульную архитектуру, допускает поэтапное наращивание функциональности и постепенное подключение к работе отдельных структурных подразделений. Так же имеет средства, позволяющие интегрировать ее с другими приложениями. Система «КИСЭД» имеет интерфейс на государственном и русском языках.

 

Система «КИСЭД» обеспечивает возможность централизованного управления Системой с возможностью делегирования функции управления администраторам территориально удаленных подразделений для локального сопровождения. Так же она функционирует в режиме, не требующем постоянного присутствия администратора за исключением случаев выполнения работ связанных с мониторингом, с настройкой, с подключением новых пользователей, с настройкой доступа пользователей к Системе.

 

shema EDO

 

Модуль «Входящая корреспонденция» - предназначен для регистрации и отправки на исполнение всей входящей корреспонденции.

 

Модуль «Исходящая корреспонденция» - предназначен для регистрации исходящей корреспонденции в другие организации.

 

Модуль «Служебные записки» - предназначен для создания, подписания, согласования и исполнения документов таких как: Служебные записки; Заявления; Представления; Объяснительные.

 

Модуль «Внутренние документы» - Модуль обеспечивает ведение процессов связанных с обработкой внутренних документов между отделами одной организации.

 

Модуль «Кадровое делопроизводство» - Модуль предназначен для ведения личных карточек сотрудников компании, так же ведения статистических данных организации.

 

Модуль «Протокола» - предназначен для ведения протоколов, раздачи протокольных поручений и контроля исполнения поручений.

 

Модуль «Планы» - служит для ведения планов мероприятий организации, раздачи пунктов плана для исполнения и контроля выполнения.

 

Модуль «Архив электронных образов» - предназначен для ведения архива электронных оригиналов входящей и исходящей корреспонденции.

 

Модуль «Структура организации» - предназначен для составления иерархии организации и служит для работы модулей.

 

Модуль «Библиотека справочников» - предназначен как справочная информация по организациям, номенклатурам дел организации.

 

Модуль «Обращение граждан» - предназначен для регистрации обращений граждан в организацию, поддерживает отправку адресату, карточки исполнения и отчеты.

 

Модуль «Приказы, ОРД» - предназначен для регистрации таких документов как Приказы; Распоряжения.

 

Модуль «Проектные документы» - предназначен для составления проектных документов, отправки документов на согласование, поддерживает электронную подпись документов.

 

Модуль «Заявки» - предназначен для составления и обработок заявок в отдел технического обслуживания организации.

 

← назад